2.2  Kostenartenrechnung 
2.2.2   Erfassung ausgewählter Kostenarten KLR 2221 [2/3]
b) Personalkosten
Die Personalkosten umfassen alle in Geld bewerteten Aufwendungen, die auf der Grundlage arbeitsvertraglicher, tarifvertraglicher und unternehmensinterner Vereinbarungen sowie entsprechend gesetzlichen Vorschriften für die Inanspruchnahme des Einsatzfaktors „Arbeit“ in Form von Entgelt, aber auch in Form von Natural- und Dienstleistungen an Arbeitnehmer vom Unternehmen zu tragen und die direkt oder indirekt mit dem Prozess der Leistungserstellung und -verwertung verbunden sind.
Zu den Personalkosten zählen vor allem:
  • bezahlte Löhne und Gehälter,
  • der Arbeitgeberanteil zur gesetzlichen Sozialversicherung,
  • die Beiträge zur Berufsgenossenschaft (Unfallversicherung),
  • die tariflichen und freiwilligen Sozialleistungen,
  • Kosten für das Personalleasing (z. B. für Zeitarbeiter entsprechend den Bestimmungen der Arbeitnehmerüberlassung),
  • freiwillige Leistungen wie Urlaubslöhne, 13. Gehalt, Weihnachtsgratifikationen, Beihilfen und anderes,
  • in Geld bewerte Gewährung von Naturalleistungen an Arbeitnehmer (z. B. Bereitstellung eines Firmenautos auch zur privaten Nutzung) sowie
  • sonstige Personalzusatz- und Personalnebenkosten.
Die in der entsprechenden Kontengruppe (Kontengruppen 62, 63, 64 und 66 im IKR) erfassten Personalaufwendungen werden in der Regel direkt als Personalkosten in die Ergebnistabelle und dann in die KLR übernommen:
 
Konto Inhalt Konto Inhalt
6200 Löhne, einschließlich Zuschläge 6400 AG-Anteil SV (Lohnbereich)
6230 Freiwillige Zuwendungen 6410 AG-Anteil SV (Gehaltsbereich)
6250 Sachbezüge 6420 Beiträge Berufsgenossenschaft
6260 Vergütung für  gewerblich Auszubildende 6440 Beiträge zur Altersversorgung
6300 Gehälter 6640 Aufwendungen Aus- und Weiterbildung
6320 sonst. betriebliche und tarifliche Aufwendungen 6670 Aufwendungen soziale Einrichtungen

Zur Beachtung:
Bei Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) wird das gezahlte Gehalt für den oder die Geschäftsführer als Aufwand erfasst und gebucht. Diese Größe geht damit direkt als Personalkosten in die KLR ein.
Bei Personenunternehmen (Einzelunternehmen, Personengesellschaften) ist ein kalkulatorischer Unternehmerlohn anzusetzen. Es handelt sich hierbei um Zusatzkosten. In der Ergebnistabelle sind entsprechende kostenrechnerische Korrekturen vorzunehmen.

Im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung müssen die Personalkosten, darunter auch der kalkulatorische Unternehmerlohn in Personenunternehmen, in Personaleinzelkosten für produktive Leistungen) und in Personalgemeinkosten für dispositive, unproduktive Leistungen gegliedert werden.

Daten aus der Buchführung:
Die Aufgaben der Lohn- und Gehaltsrechnung wird in den Unternehmen in der Regel in der eigenständigen Lohnbuchhaltung als Vorsystem der Finanzbuchführung oder auch über externe Dienstleister (z. B. Steuerberater) wahrgenommen.
Maßgebend für die Kostenrechnung sind die jeweiligen Bruttolöhne bzw. Bruttogehälter der Arbeitnehmer sowie im Weiteren die auf gesonderten Konten ausgewiesenen gesetzlichen sozialen Abgaben, die Beiträge zur Unfallversicherung, die freiwillig gewährten betrieblichen Sozialleistungen und die Beträge zu sonstigen, auch in der Kostenrechnung zu erfassenden Personalaufwendungen.
Fertigungslöhne als Akkordlöhne sowie auftragsbezogene Zeitlöhne werden als Fertigungseinzelkosten in die Kostenrechnung übernommen.
Zu beachten ist allerdings, dass auch diese Positionen in Situationen schwankender Beschäftigung Fixkostenanteile enthalten können, so dass sich die Kostengrößen nicht streng proportional zur Ausbringungsmenge verhalten.

Andere Fertigungszeitlöhne sowie die Gehaltskosten werden im Hinblick auf die Kostenträger als fixe Gemeinkosten behandelt, in der Kostenstellenrechnung können sie aber als Einzelkosten behandelt werden, sofern eine eindeutige Zuordnung zu den jeweiligen Kostenstellen vorgenommen werden kann.

Weitere Abgrenzungsprobleme zwischen den Daten der Buchführung und der KLR treten bei Personalkosten dann auf, wenn  Urlaubsgeld und/oder Weihnachtsgeld sowie ein sog. 13. Monatsgehalt gezahlt wird.
Während die Buchung dieser Vorgänge in jenem Monat durchgeführt werden muss, in dem die Zahlungen tatsächlich erfolgen, werden die Zahlungsbeträge in der KLR in der Regel "gezwölftelt", um eine gleichmäßige Verteilung der Kosten über alle Monate des Jahres zu sichern.
 
Zu beachten ist ferner, dass es heute durch den Einsatz technischer Mittel der elektronischen Betriebsdatenerfassung (im Prozess der Leistungserstellung) und von elektronischen Zeiterfassungsgeräten (in anderen Leistungsbereichen des Unternehmens) möglich ist, der KLR eine Vielzahl sehr differenzierter Daten zu Ist-Arbeitszeiten, Ist-Leistungsmengen und auftragsbezogenen Ist-Arbeitszeitaufwendungen zur Verfügung zu stellen, aus denen unter Einbeziehung von „Faktorpreisen“ der Lohn- und Gehaltsrechnung auch differenzierte Aussagen zu Personalkosten abgeleitet werden können.