1.4  Information und Kommunikation
1.4.3   Informationsprozesse Kyb 1432 [3/5]
c) Informationsbe- und -verarbeitung
Da Informationsbeschaffung mit Aufwand verbunden ist, muss stets eine Kosten-Nutzen-Betrachtung angestellt werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn gewonnene Informationen noch nicht in einer verarbeitbaren bzw. für Steuerzwecke nutzbaren Form vorliegen.

Unter Informationsbe- und -verarbeitung ist der Gesamtprozess der zweckbestimmten Aufbereitung von Informationen (durch Selektieren, Ordnen, Zusammenfassen und Verdichten der vorliegenden Daten und Informationen) sowie der Verarbeitung von Einzelangaben zu aggregierten Daten (z.B. Berechnungsergebnisse) sowie zu komplexeren Aussagen mit entsprechendem Neuigkeitswert - in Bezug zum gegebenen Informationsbedarf - zu verstehen.

In diesen Prozess der Informationsbe- und -verarbeitung werden hierfür geeignete Methoden der Statistik, der Prognose- und Planungsrechnung sowie entsprechende Softwaretools der Datenanalyse, der Kalkulation u. a. in Verbindung mit der EDV eingesetzt.
Aus kybernetischer Sicht interessieren hierbei vor allem jene Prozesse der Informationsverarbeitung, die mit der Vorbereitung von Entscheidungen und mit der Entscheidungsfindung im Steuerprozess in Verbindung stehen.
Ferner geht es dabei immer um die Frage, ob der Prozess der Informationsverarbeitung formalisierbar und im weiteren algorithmierbar ist.
Hier gibt es wieder enge Beziehungen zwischen Kybernetik und Künstlicher Intelligenz (automatisierte Wissensverarbeitung u. a.).
d) Informationsspeicherung
Unabdingbarer Bestandteil von Informationsprozessen ist seit jeher die Speicherung von Angaben, Mitteilungen und dgl. auf dafür geeigneten Speichermedien.
Das Erfordernis der Informationsspeicherung ergibt sich zum Einen aus dem zeitlichen Auseinanderfall der Teilvorgänge Informationsgewinnung, Informationsverarbeitung und Informationsnutzung und zum Anderen aus dem Bedürfnis, auf Informationen - je nach Bedarf - immer wieder zurückgreifen zu wollen oder aber aufgrund gesetzlicher Vorschriften zu Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten von persönlichen oder unternehmensbezogenen Informationen.

Unter Informationsspeicherung ist im hier betrachteten Zusammenhang die "Ablage" von Daten und Informationen auf einem geeigneten Speichermedium in der Weise zu verstehen, dass die so "abgelegten" Daten und Informationen jederzeit und ohne Informationsverlust wieder für eine Nutzung reproduziert werden können.
Außer dem menschlichen Gedächtnis (mit begrenzter Speicherfähigkeit) kommen Speichermedien vor allem in Frage:
  • Papier (Belege, Formulare, Pläne, Listen, Karteikarten, Zeichnungen, Memo-Zettel u. a.),
  • EDV-Speicher (Diskette, CD-ROM, DVD, Festplatte, Magnetband, Stick u. a.),
  • Mikrofilme u. a.
Die Speicherung von Daten und Informationen erfolgt dabei in der Regel nach bestimmten Ordnungsprinzipien (z. B. nach der zeitlichen Ordnung, nach der sachlichen Ordnung oder aber aus menschlicher Sicht - chaotisch, d. h. nach "freien Plätzen", z. B. auf der Festplatte eines Computers).

Zu unterscheiden ist ferner die Speicherung von Daten und Informationen im Original (z. B. handgeschriebenes Journal in der Buchführung, Personalakten, notariell beglaubigte Urkunden und dgl.) oder aber in einer verschlüsselten Form (bei EDV-Speichermedien) oder auch als Kopie von Originalen.

Mit der Entwicklung einer immer leistungsfähigeren Informationstechnik hat sich heute die Speicherung von Daten und Informationen vom Speichermedium "Papier" eindeutig auf elektronische Speichermedien verlagert.
Die heute fast unbegrenzten Speicherkapazitäten haben aber auch ihre "Schattenseiten" und diese bestehen vor allem darin, dass "alles Mögliche gespeichert werden kann und wird", dass es oft eines erheblichen Zeitaufwandes bedarf, um Daten und Informationen wieder für eine Nutzung "aufzufinden", ferner in der Gefahr, dass sich Nicht-Berechtigte den Zugang zu vertraulichen Daten und Informationen verschaffen ("Hacker-Angriffe") oder gespeicherte Daten zerstören ("Viren") u. a. m.

Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die ständige Aktualisierung von "Bewegungsdaten", insbesondere in der Internet- Präsenz des Unternehmens. Hierfür eignen sich die Gestaltung sog. dynamischer Webseiten, verbunden mit "Suchfunktionen", "Kontakt"-Seiten u. a.